Durante il 2025, il nostro Paese si dovrà preparare a dire addio a svariati documenti cartacei che non avranno più nessun tipo di valore legale. Si tratta di un cambiamento che permette un ulteriore sviluppo verso la digitalizzazione, poiché verranno sostituiti da tessere che faciliteranno l’accesso a tutte le pratiche amministrative.
Ma oltre la semplificazione della gestione dei documenti, in questo modo sarà possibile anche ridurre lo spreco della carta. Ovviamente si tratta di un cambiamento che, come vi abbiamo detto, permette un migliore sviluppo della digitalizzazione e ciò porta a numerosi vantaggi, come la riduzione dei costi e una maggiore efficienza, senza considerare l’impatto ambientale.
Ovviamente, è molto importante sapere quali saranno i documenti cartacei che presto non avranno più alcun valore, così da sapere come e cosa fare per eseguire nella maniera corretta la transazione. All’interno di questo articolo andremo ad esaminare i documenti che perderanno validità, le normative e le modalità di queste nuove disposizioni.
Documenti cartacei
I primi documenti di cui vogliamo parlarvi sono i contratti di fornitura per beni e servizi. Questi, una volta che verranno archiviati in formato cartaceo, non avranno più alcun tipo di valore legale, e per questo sarà necessario ottenere la forma digitale, così da conservarli in formato elettronico. In questo modo sarà possibile avere una gestione più efficiente e sicura di tutti i documenti e dell’accesso ai contratti.
Abbiamo poi le anagrafiche clienti, che contengono vari dati sensibili e che dovranno anch’essi essere conservati in forma digitale, e quindi essere conservati in formato elettronico. In questo modo sarà possibile ottenere una maggiore protezione della privacy, quindi una riduzione del rischio del furto di dati e di avere una migliore gestione di questi ultimi. Inoltre, la forma elettronica permette una ricerca più semplice.
Abbiamo poi i documenti contabili, come ad esempio le fatture, le ricevute e i contabili di pagamento. Essi non avranno più valore legale, nel caso in cui li conserviate in forma cartacea. Per questo motivo è necessario richiedere la forma digitale di questi documenti, e quindi poterli conservare seguendo quelle che sono le nuove normative fiscali.
Normative di riferimento
La prima normativa di cui vi vogliamo parlare è il Codice dell’Amministrazione Digitale, che interessa la digitalizzazione e la conservazione dei documenti elettronici. Tramite questa normativa è stato possibile stabilire quelli che sono i requisiti che garantiscono l’autenticità, l’affidabilità e la reperibilità dei documenti in formato digitale. Con questa normativa è possibile dare un valore legale ai documenti cartacei.
Abbiamo poi la normativa europea che disciplina la protezione dei dati personali, si tratta del Regolamento generale sulla protezione dei dati. Attraverso essa è possibile ottenere delle misure di sicurezza che vanno ad interessare la gestione e la conservazione dei dati personali. Per avere un valore legale, è quindi importante che i documenti che contengono dei dati personali rispettino il GDPR.
Abbiamo poi le Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale, che forniscono alcune indicazioni molto importanti per la digitalizzazione e la conservazione dei documenti in formato elettronico. Inoltre, grazie a queste linee guida è stato possibile stabilire dei criteri di gestione documentale e la conservazione a norma del documenti digitali. Le aziende e le amministrazioni devono seguire queste linee guide per rispettare le normative e assicurare la validità dei documenti digitali.
Modalità di adeguamento
La prima modalità di adeguamento interessa la digitalizzazione dei documenti, cioè quel processo che permette di digitalizzare quelli che sono i documenti cartacei. Si tratta di un processo che richiede l’utilizzo di uno scanner e di software ben specifici che permettono di avere una garanzia sulla qualità dei documenti digitali. Le aziende dovranno assicurarsi che tutti i documenti importanti vengano convertiti in formato elettronico, così da rispettare le normative.
Abbiamo poi la conservazione digitale a norma, che non è altro che il processo di archiviazione dei documenti elettronici, e ciò permette di avere una garanzia sull’autenticità, l’integrità, l’affidabilità e la leggibilità dei documenti interessati. Si tratta di un processo che richiede l’utilizzo di specifici sistemi per la gestione dei documenti, certificati e che rispettano le normative vigenti.
Infine, abbiamo la formazione del personale, fattore molto importante che permette di avere una garanzia su quella che è la gestione dei documenti digitali. Le aziende dovranno quindi organizzare e stabilire alcuni corsi di formazione per tutto il personale che prevede il coinvolgimento all’interno del processo di digitalizzazione e conservazione dei documenti. In questo modo si potrà aumentare il livelli di conoscenza e garanzia di rispetto delle norme vigenti.
Riassunto e conclusione
L’Italia si dovrà quindi preparare a salutare per sempre la forma cartacea di svariati documenti. Alcuni di essi sono le anagrafiche clienti, i documenti contabili ed i contratti di fornitura, che saranno validi legalmente solamente se in formato elettronico. Inoltre per essere validi devono rispettare determinare normative, che vi abbiamo spiegato in maniera esaustiva nei paragrafi appena precedenti.
Per concludere, vogliamo sottolineare che la digitalizzazione dei documenti è un passo molto importante verso lo sviluppo dell’efficienza e della sicurezza documentale. Attraverso le normative, che potrete trovare appena sopra, le aziende e le amministrazioni si dovranno adeguare a queste nuove disposizioni, così da poter garantire una validità legale dei documenti digitali.
